Organisatsiooni jätkusuutlikkus- kuidas seda tagada ja säilitada?

Seekord ei tule juttu rohepöördest, vaid keskendume sellele, mida on vaja organisatsiooni elujõulisena püsimiseks.

Aegade algusest on inimesed leidnud võimalusi organiseerumiseks. Mõned ühendused on tegutsenud nii pikalt, et jääb mulje saavutatud platoost, kus edasi toimib kõik iseenesest. Tegelikult on pika traditsiooniga organisatsioonides ju samuti läbitud kõik see kasvu ilu ja valu. Tudengiorganisatsioonides tingib õpingute ajaline piiritletus liikmete pideva vahetumise ja kestlikkusele tähelepanu pööramine on möödapääsmatu. Toon välja mõned alustalad, mida on kasulik hinnata enne suve ja juhatuste vahetumist.

Jätkusuutlikkusel on kolm suurt tugiposti- atraktiivne tegevusvaldkond, toimivad protsessid ja aktiivne liikmeskond. Olgu kohe öeldud, et organisatsioon ei ole oma olemuselt sõprade grupp. See on loodud täitma teatud eesmärke ja ühendab inimesi, kes soovivad anda panuse just selliste eesmärkide täitmisel. Hindamatud kogemused ja tutvused on oma olemuselt liikmelisuse kaasprodukt.

Organisatsiooni tegevus ja tööprotsessid

Organisatsiooni tegevusvaldkond peab olema atraktiivne, et meelitada huvilisi. Samas võib atraktiivsus ajas muutuda, sest elu areneb pidevalt edasi. Vahel tuleb võtta hetk, et mõelda, kas praegused eesmärgid ja valdkond loovad endiselt väärtust. Kui maailma üldine trend seda soodustab, on alati lihtsam. Kui mitte, tasub mõelda, mis suunas saaks muutuda ja areneda, et tagada organisatsiooni tuumolemus, sealjuures ajale jalgu jäämata.

Traditsiooniliste projektide läbiviimine on üks kindel viis tagada väljapaistvus ja elujõulisus, kuid ka siin on tingimusi. Üks neist seostub ülalmainitud atraktiivsusega ja teine projektide läbiviimise telgitagustega. Kas igakord leiutatakse jalgratast või on kogu projekti käik talletatud? Viimane on hädavajalik, et mitte astuda iga kord sama reha peale. Ainuüksi see on väljakutse, et projektijuht igal aasta vahetub. Parem siis juba viia riskid minimaalseks seal, kus on võimalik ning jäädvustada projekti käik, probleemkohad ja parandusettepanekud.

Ma olen seda varasemas artiklis juba rõhutanud, aga tuletan taas meelde-  organisatsiooni rahaasjad peavad olema korras. Üldiselt on see üks ebamugavamaid teemasid, millega tegeleda, aga paraku vältimatu. Rahastus on tihti seotud erinevate ametkondade ja reeglitega. Selles rägastikus tuleb õppida vajalikul määral orienteeruma, et vältida hilisemat paksu pahandust. Minu soovitus on suhelda inimestega, kes asjast rohkem teavad ja kõik saadud tarkused üles kirjutada! Pea ei ole prügikast ja elu on lihtsam, kui viid oma tegevused selle tõdemusega kooskõlla.

Info talletamine ja hea üleandmine

Siit ongi hea edasi liikuda üleandmise juurde. Et tudengiorganisatsioonide õnnistus ja needus on juhtide kiire vahetumine (õnnistus, sest annab paljudele võimaluse seda proovida), on hästi organiseeritud üleandmine üks olulisemaid protsesse. Suusõnaliselt saab edasi anda isiklikku kogemust, aga organisatsiooni mälu, olulised kontaktid ja vajaminevad teadmised protsesside osas peaksid olema kirjalikult jäädvustatud. MTÜ juhatuse vahetamine on ainult üks näidetest. Teete endale ja järeltulevatele juhatustele suure teene, kui etapid kirja panete ja üle annate. Kokkuvõttes- et tagada organisatsiooni jätkusuutlikkus, on vaja ka ise jätkusuutlikult mõelda.

Info talletamine ja hea edasiandmine loob organisatsioonis nn turvavõrgu, mis lubab liikmetel juhipositsiooni kaaludes end kindlamini tunda. Me kõik teame, kui raske on leida uusi juhatuse liikmeid. Miks see siis raske on? Miks meil on nii vähe inimesi, kes julgevad võtta suuremat vastutust? Jah, ajaline ressurss ja huvi mängib rolli, aga julgen arvata, et tihti ei tunne noored end piisavalt pädevana, sest puudub kindlustunne hakkama saamise osas. Seda turvatunnet saab kasvatada eelmainitud meetodite abil. Vahel on küll vaja natuke abi ja julgustust, kuid saab luua sobiva keskkonna, mis pehmendab „kukkumist.“

Liikmete leidmine ja hoidmine

Peale juhtide järelkasvu, on oluline osa üleüldisel liikmete värbamisel. Olles juba mõnda aega organisatsiooni liige, võib ligi hiilida hoiak, et kõik on niisamagi hästi ja äge seltskond on juba olemas. Selline mugavus on petlik, sest nagu ma eelpool mainisin, organisatsioon ei ole sõprade grupp. Organisatsioon peab jagama teatud väärtust ja kaasama ikka ja jälle uusi inimesi, kes neid väärtusi edasi kannavad. Vastasel juhul huvi lõppkokkuvõttes ikkagi sumbub. Niisiis on tudengiorganisatsioonis oluline läheneda värbamisele strateegiliselt. Looge tegevusplaan aegade ja üritustega, mis võimaldavad välja paista. Vaadake see igal aastal üle, mõelge, mis muudab just teie organisatsiooni atraktiivseks ning olge loovad. Ma tean, et paljud juba on selles heaks eeskujuks.

Lisan värbamisele veel ühe dimensiooni. Otse koolipingist maailma avastama hakkavatel noortel on õigus saada teada kõikidest arenguvõimalustest. Ülikoolis on organiseerunud tudengid ühed nendest paadimeestest, kes rebased kaldalt peale võtavad ja sõidutavad kaugustesse läbi selle, et aitavad kaasa nende potentsiaali avaldumisele.

Sama oluline roll on ka olemasolevate liikmete hoidmisel. Inimesi ühendavad mäng ja ühised eesmärgid. Seega vastab tõele, et hea sisekliima ning ühised tegevused on märgilise tähtsusega. Et liikmed tahaksid panustada, tuleb panustada meeskonnaüritustesse. Aga ärge sealjuures unustage hoida lippu kõrgel organisatsiooni põhitegevuse eesmärkide saavutamisel! Viimast aitab tagada liikmete arendamine. Koolitused on meeskonna toimimiseks ja selge sihi hoidmiseks äärmiselt olulised, kuid seda kiputakse sageli unustama. Minu kogemus on, et ka koolitused aitavad liikmetel lõimuda ja üksteist paremini tundma õppida (sh muidugi ka iseennast), seega täidavad needki meeskonnaürituse funktsiooni.

Üks väike, aga oluline osa liikmete värbamise ja hoidmise juures on sujuv sisseelamise protsess. Kogemusele toetudes väidan, et see peab olema teatud määral reguleeritud. Organisatsioonil on ajalugu, tööprotsessid ja kirjutamata reeglid. Et neid tundma õppida, tuleb uued liikmed alguses käsikaudu neist kõigist läbi juhatada. Vastasel juhul saab sellest takistusrada, mis tekitab uutele liikmetele asjatut stressi ja muudab juhatusele juhtimise kordades raskemaks.